La réussite d’une entreprise repose essentiellement sur la qualité de sa communication, et notamment sur celle de son organigramme pour décrire de manière claire et cohérente sa structure organisationnelle. Pour ce faire, il est nécessaire de bien comprendre les différentes hiérarchies qui existent au sein de l’entreprise, ainsi que les liens qui unissent les différents postes entre eux.
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Tout simplement, un organigramme est une représentation schématique des relations hiérarchiques entre les différents membres d’une organisation. Il sert à identifier rapidement les responsables de chaque département ou unité fonctionnelle, ainsi que les subordonnés directs et indirects de chacune de ces personnes. Ainsi, on peut se faire une idée des lignes d’autorité et de communication qui traversent l’organisation.
Les avantages d’un organigramme bien structuré
La lisibilité : Un organigramme bien construit permet de mieux situer les différents membres d’une équipe dans la hiérarchie globale de l’entreprise. Cette meilleure compréhension du rôle respectif de chacun facilite le travail en commun et la prise de décision rapide en cas de besoin.
Le partage d’informations : L’organigramme favorise également le partage d’informations en interne. Les employés peuvent ainsi voir directement à qui ils doivent s’adresser pour obtenir des renseignements ou pour transmettre des informations, sans passer par un intermédiaire. Cela peut minimiser les pertes d’informations et améliorer l’efficacité en réduisant les délais de traitement.
La motivation : Un organigramme permet aussi aux employés de visualiser leur place dans la structure globale de l’entreprise, ce qui peut être un moteur de motivation. En voyant clairement leur place dans l’organisation et les étapes à franchir pour évoluer au sein du groupe, ils peuvent mieux se projeter sur le long terme. Leurs ambitions personnelles sont ainsi clarifiées et alimentent alors leur engagement professionnel.
Comment construire un organigramme ?
Pour élaborer un organigramme représentant fidèlement les hiérarchies et liens organisationnels d’une entreprise, il convient de suivre quelques règles simples :
Préparer les données
S’informer de la structure générale de l’entreprise, collecter les noms et les intitulés de postes des différents collaborateurs-groupe.
Choisir un format adapté
Il existe plusieurs types et formats d’organigrammes (hiérarchiques, matriciels, réseau, etc.). Choisir celui qui correspond le mieux à la réalité de l’entreprise est indispensable pour garantir une bonne lisibilité de cette dernière. La prise en compte des particularités de l’activité et de la culture de l’entreprise permettra de sélectionner judicieusement le format adéquat.
Organiser visuellement les membres de l’équipe
Positionner les éléments sur un plan clair, en respectant l’ordre hiérarchique et les liens entre chaque acteur. Utiliser des codes couleur pour distinguer facilement les différents niveaux d’autorité ou les départements.
Fournir une légende explicite
Pour faciliter la lecture de l’organigramme, il est utile d’ajouter une légende détaillée indiquant le sens des différentes flèches, symboles et couleurs utilisés. Cette légende contribue à rendre l’ensemble plus compréhensible et cohérent.
Les meilleures pratiques pour réaliser un organigramme percutant
Assurer une mise à jour régulière : Un organigramme doit être constamment tenu à jour pour s’adapter aux changements observés dans l’entreprise (arrivées, départs, promotions, etc.). A défaut, sa pertinence serait compromise et risquerait de nuire à la bonne marche de l’organisation.
Veiller à la confidentialité : Puisqu’un organigramme révèle explicitement les rôles et responsabilités au sein de l’entreprise, il est recommandé de prendre les mesures de sécurité nécessaires pour protéger ces informations sensibles, notamment en contrôlant leur diffusion auprès du public et des concurrents.
Valider auprès des responsables : Avant de diffuser l’organigramme, consulter les managers concernés afin de valider les données présentées et de recueillir leurs éventuelles remarques, qui devront être intégrées dans la version définitive du document.
Faciliter l’accès : Mettre l’organigramme à disposition de tous les membres de l’équipe sur différents supports (intranet, affichage mural, application mobile interne…), afin que chacun puisse s’en servir quand il le souhaite.
En résumé
Un organigramme bien conçu et structuré est un outil indispensable pour faciliter la communication au sein d’une entreprise. Il permet en effet d’améliorer la compréhension des rôles et responsabilités de chacun, tout en reflétant les liens hiérarchiques existants. En suivant quelques règles simples, vous pouvez élaborer un organigramme percutant, adapté à votre organisation et vos objectifs commerciaux.