Face à la multiplication des documents papier et numériques, les entreprises cherchent des solutions fiables pour centraliser, sécuriser et retrouver rapidement leurs informations. C'est dans ce contexte qu'Easydoc s'est imposé comme une référence de la gestion documentaire, capable de s'adapter aussi bien aux PME qu'aux acteurs de l'industrie ou de la santé.
En quelques points
- Easydoc est une solution de gestion électronique des documents (GED) développée par Anakeen, utilisant des technologies Low Code et No Code pour faciliter la personnalisation sans compétences techniques.
- Le logiciel permet de réduire le temps de recherche documentaire de 75 % grâce à des outils d'indexation automatique et des workflows collaboratifs (BPM).
- La plateforme garantit la sécurité des données sensibles via une certification ISO 27001 et assure la conformité réglementaire grâce à la gestion automatisée des durées de conservation.
- Une application mobile intégrée offre aux utilisateurs la possibilité de consulter et de valider des documents en toute mobilité, améliorant ainsi la réactivité des équipes terrain.
- Easydoc propose des tarifs adaptés aux PME avec des options de stockage évolutives et des versions spécialisées, comme pour le secteur de la santé ou l'industrie avec l'offre Youdoc.
- Le support client réactif, les mises à jour régulières et la documentation technique accessible témoignent de l'engagement de l'éditeur envers la satisfaction utilisateur.
Présentation d'Easydoc et ses fonctionnalités principales
Développé par Anakeen depuis 1998, Easydoc bénéficie d'une expertise longue de plusieurs décennies dans le domaine de la gestion documentaire. Ce logiciel s'appuie sur des technologies Low Code et No Code, ce qui permet aux entreprises de personnaliser facilement leurs outils sans compétences techniques poussées. La mise en place s'effectue selon une méthodologie Agile, avec un accompagnement complet des équipes pour garantir une adoption rapide et efficace de la solution.
Qu'est-ce qu'Easydoc et comment fonctionne-t-il ?
Easydoc repose sur une GED, c'est-à-dire une gestion électronique des documents, qui centralise l'ensemble des fichiers numériques d'une organisation. Cette centralisation facilite grandement la digitalisation des processus internes et accompagne les entreprises dans leur transformation numérique. Les chiffres parlent d'eux-mêmes puisqu'un document traditionnel peut nécessiter jusqu'à 18 minutes de recherche, alors qu'avec un système comme Easydoc, ce temps peut être réduit de 75%. Cette économie de temps se traduit directement par un gain de productivité mesurable pour les équipes.
Les outils d'indexation, signature électronique et flux documentaire
Le logiciel intègre des fonctionnalités avancées d'indexation qui permettent de classer automatiquement les documents selon des critères métiers précis. La signature électronique facilite également la validation des contrats et documents officiels sans avoir besoin de les imprimer. Enfin, les workflows collaboratifs, aussi appelés BPM, organisent le flux documentaire en automatisant les étapes de validation, ce qui réduit considérablement les délais de traitement et limite les erreurs humaines.
Sécurité des données et accessibilité mobile
La question de la sécurité des données reste centrale pour toute entreprise qui numérise ses archives. Easydoc répond à cette exigence par une certification ISO 27001, garantissant un haut niveau de protection des informations sensibles. Cette certification s'accompagne d'une conformité aux normes ISO 9001, assurant ainsi une qualité constante dans la gestion et la conservation des documents.
Les protocoles de protection et de confidentialité des documents
Concrètement, Easydoc respecte des durées de conservation précises selon la nature des documents. Les bulletins de salaire sont ainsi conservés durant 5 ans, tandis que les factures doivent l'être pendant 10 ans, conformément à la réglementation en vigueur. Cette rigueur dans l'archivage sécurisé permet aux entreprises de rester en conformité réglementaire tout en simplifiant leurs audits internes et externes. Un versioning précis des documents garantit également une traçabilité complète des modifications apportées au fil du temps.
L'application mobile pour gérer vos archives en déplacement
L'accessibilité mobile constitue un autre atout majeur du logiciel. Les utilisateurs peuvent consulter, modifier ou valider des documents directement depuis leur smartphone ou leur tablette, où qu'ils se trouvent. Cette flexibilité s'avère particulièrement utile pour les équipes terrain ou les managers en déplacement qui doivent valider rapidement des bons de commande ou des contrats sans attendre leur retour au bureau.
Retours clients et adaptation aux besoins des entreprises
La satisfaction des utilisateurs constitue un indicateur fiable de la qualité d'un logiciel de gestion documentaire. En France, 71% des entreprises ont désormais adopté la GED, avec des gains d'efficacité pouvant atteindre 20%. Ces statistiques confirment une tendance forte vers la dématérialisation des processus, notamment dans un contexte où la gestion traditionnelle du papier entraîne une baisse de rendement estimée à 21,3%.
Analyse des avis utilisateurs et niveau de satisfaction
Les retours clients sur Easydoc soulignent régulièrement la réactivité du support client, basé à Paris, ainsi que la qualité de la formation proposée lors du déploiement. La documentation technique, accessible via GitLab, permet également aux équipes techniques de trouver rapidement des réponses à leurs questions. Les mises à jour régulières et gratuites, comme la version 2024.1, témoignent d'un engagement continu envers l'amélioration du produit et la satisfaction des utilisateurs sur le long terme.
Les solutions gratuites et personnalisables selon votre secteur d'activité
Easydoc propose une tarification adaptée aux PME, avec une installation et personnalisation à 490 euros hors taxes, puis des abonnements débutant à 49 euros par mois pour le forfait Standard, incluant jusqu'à 4 Go de stockage et 100 clients. Un forfait supérieur à 89 euros par mois permet d'étendre cette capacité jusqu'à 10 Go et 500 clients. Pour le secteur de la santé, la version Easydoct.com intègre des fonctionnalités spécifiques comme la gestion de rendez-vous et un portail patient dédié.
Par ailleurs, des solutions comme Youdoc viennent compléter l'offre pour répondre aux besoins spécifiques de l'industrie. Cette solution gère une volumétrie importante et complexe de documents grâce à des outils d'intelligence artificielle capables de lire automatiquement les certificats matières et d'analyser les bons de commande et de livraison. Elle s'adresse à des secteurs variés tels que l'immobilier, le transport et logistique, la grande distribution ou encore le corporate, en proposant une interopérabilité fluide avec les systèmes d'information existants, notamment les ERP et CRM déjà en place dans les entreprises.
Dans l'industrie plus particulièrement, la typologie des documents à gérer reste vaste : documentation technique, documents qualité liés aux normes ISO 9001, fiches HSE, dossiers réglementaires comme les certificats matières, sans oublier les documents administratifs classiques. Une gestion optimisée de ces flux permet de réduire les erreurs de production jusqu'à 25%, tout en divisant par trois les délais de validation, ce qui représente un gain de productivité pouvant atteindre 20% pour les équipes concernées. Ces résultats concrets expliquent pourquoi de plus en plus d'entreprises françaises, tous secteurs confondus, choisissent d'investir dans des outils de gestion documentaire performants et évolutifs comme Easydoc.